Pod pojmom „dokumentirane informacije“, koji se odnosi na dokaze o uključenosti (sudjelovanju) radnika odnosno njihovih predstavnika u postupku procjenjivanja rizika, podrazumijeva se bilo kakva dokumentaciju u pisanom (papirnatom) ili elektroničkom obliku koja potvrđuje njihovu uključenost, npr. prijedlozi radnika i njihovih predstavnika koje su dali tijekom izrade procjene, očitovanja na procjenu rizika i dr., u vidu zapisa, izjava, anketa, dopisa, elektroničke pošte i sl.
Obveza poslodavca iz dopunjene odredbe članka 18. stavka 5. Zakona o zaštiti na radu (Narodne novine, br. 71/14, 118/14, 94/18 i 96/18; u nastavku: Zakon) primjenjuje se od trenutka stupanja na snagu Zakona o izmjenama i dopunama Zakona o zaštiti na radu (Narodne novine, br. 94/18 i 96/18) tj. od 01. studenoga 2018. godine, a odnosi se na one procjene rizika i na njihove izmjene i dopune koje su izrađene ili će se izrađivati nakon stupanja na snagu Zakona o izmjenama i dopunama Zakona o zaštiti na radu.
Ističemo i da je prethodno važeća odredba članka 18. stavka 5. Zakona nalagala poslodavcima uključivanje radnika i njihovih predstavnika u postupak procjene rizika. Dopunjena odredba Zakona u vezi s tim, kao i nadopunjena prekršajna odredba iz članka 98. stavka 1. točka 1. Zakona, može biti dobar povod i poticaj poslodavcu da razmotri i ocjeni na koji način i u kojoj mjeri su radnici, s napomenom da ne postoji obveza sudjelovanja svih radnika u postupku procjenjivanja rizika, odnosno njihovi predstavnici stvarno sudjelovali u prethodnom postupku procjenjivanja rizika, jesu li prepoznati svi izvori opasnosti, štetnosti i napora na mjestima rada i da se u skladu sa tim zaključcima pristupi mogućim izmjenama i dopunama procjene rizika.
Također ističemo i odredbu članka 7. stavka 3. Pravilnika o izradi procjene rizika (Narodne novine, br. 112/14) koja nalaže da se procjenjivanje rizika provodi uz aktivno sudjelovanje radnika koji obavljaju poslove i uvažavanje njihovih stavova.